Niedawno robiłem przegląd najważniejszych zmian w Pionie IT w Arvato Polska od początku istnienia firmy w Polsce , czyli od  24 lat. Jednym z istotnych punktów było bez wątpienia wdrożenie metodyki zarządzania projektami w 2008 roku i zatwierdzenie jej użytkowania z wszystkimi obszarami biznesowymi w firmie.

Dziś, z perspektywy dziesięciu lat używania metodyki, ciężko sobie wyobrazić wdrożenie jakiegokolwiek projektu bez opisanych w niej etapów projektu i wymagań dla każdego etapu.

Jak było kiedyś? Ciężkie pytanie, bo to jakby zapytać jak się liczyło w epoce przed kalkulatorem lub jak się oglądało seriale w epoce przed Netflixem 😉 Łatwo nie było… Projekty nie były nazywane projektami, harmonogram był zgrubny i zazwyczaj jednoetapowy, nikt nie zarządzał ryzykiem, komunikacją czy budżetem. Wszystko to może wydawać się fajne. I może było do czasu wystąpienia problemów. Metodykę zarządzania projektami przyrównałbym do zapinania pasów w samochodzie, tzn. jest to krytyczne w momencie wypadku. Jakiś czas temu usłyszałem, że ponad 90% projektów realizowanych w ten sposób nie kończy się w czasie lub w budżecie i bardzo rzadko są realizowane ich pierwotne założenia jakościowe. Uznawano to wtedy za standard. Pamiętam jeden z projektów wdrożenia systemu SAP w pewnej firmie, który miał trwać 10 miesięcy, a po 24 miesiącach ciężko było stwierdzić, czy jest on bliski końca.

W Arvato nie chcieliśmy tak pracować. Chcieliśmy uporządkować etapy projektu, zdefiniować odpowiedzialności i szablony najważniejszych dokumentów. Pierwsza metodyka bazowała na PMI i zdefiniowanym przez nich zbiorze dobrych praktyk, czyli PMBOK Guide. Pierwszym projektem, podczas którego metodyka została wykorzystana był projekt wdrożenia systemu SAP w Arvato Polska. Projekt ten realizowany był w latach 2006-2007, przy współpracy z firmą zewnętrzną, która specjalizowała się w dużych wdrożeniach SAP ERP z silnie rozbudowanym obszarem logistyki magazynowej. Byłem kierownikiem tego projektu, a sam projekt był dobrym poligonem doświadczalnym dla powstającego standardu. Niestety wystąpiło kilka ryzyk, które nie były odpowiednio zarządzane. Nie przespałem wtedy kilku nocy, co jeszcze bardziej potwierdziło, że coś należy z tym zrobić.

W metodyce zdefiniowaliśmy etapy projektu, a w nich procesy do wykonania, które zazwyczaj kończą się utworzeniem lub uzupełnieniem odpowiedniej dokumentacji projektowej. Drugą kwestią było zdefiniowanie odpowiednich ról w projekcie. Każdy wiedział, jaka jest jego rola i za co jest odpowiedzialny. Metodyka dokładnie definiowała zadania i ich produkty. Nie można było już rozpocząć projektu bez Karty projektu lub rozpocząć realizacji prac bez harmonogramu czy też bez określonego zakresu projektu. Kierownicy projektu otrzymali wzory wszystkich wymaganych dokumentów, sponsorzy mogli oczekiwać sprawozdań z postępu prac, a na końcu sprawozdania z projektu.

W pierwszych latach funkcjonowania metodyka była używana tylko w IT. Jednak po kilku latach stała się obowiązująca we wszystkich projektach realizowanych w Arvato Polska. Teraz zgodnie z nią realizujemy kilkanaście, a czasami nawet kilkadziesiąt projektów rocznie w zakresie logistyki, contact center i usług finansowych dla dużych i znanych klientów zarówno polskich, jak i zagranicznych.

Dzisiaj większość projektów, jeśli nie wszystkie, realizowane są w zakładanym terminie, budżecie i zakresie. Metodyka ta co jakiś czas jest odświeżana, ponieważ w tym obszarze, jak w każdym innym, następują zmiany trendów i nowe możliwości podejścia do danego zakresu. Dobrym przykładem jest użycie w Arvato metodyk zwinnych np. do tworzenia oprogramowania na własne potrzeby. Doszliśmy do wniosku, że użycie Agile sprawdzi się właśnie w takich projektach, w których nie możemy do końca zdefiniować dokładnego zakresu i koncepcji projektu. Dla większości wdrożeń rozwiązań dla naszych klientów pozostawiliśmy jednak podejście waterfall’owe, ponieważ tam niezbędne jest ustalenie dokładnego zakresu do wdrożenia w ustalonym wcześniej z klientem terminie.

Podsumowując, możemy się poszczycić, że przez ostatnie lata udało nam się zbudować w Arvato Polska kulturę projektową, dzięki czemu jesteśmy znacznie lepiej zorganizowani i śpimy spokojniej 🙂

Krystian Brydzki, Dyrektor Pionu IT Arvato Polska