Lean management oraz agile management są odpowiedzią na konieczność wprowadzenia usprawnień w zarządzaniu efektywnością procesów i wdrażania na nich zmian. Każda z metod koncentruje się na czymś innym. O ile lean koncentruje się na redukcji kosztów poprzez poprawę efektywności działania procesu i ograniczenia marnotrawstwa, o tyle agile idzie dalej – zmierzając w stronę elastyczności i skupienia, które dają możliwie najlepszą odpowiedź na bieżące potrzeby klienta. Jak wdrażać i wykorzystać agile w logistyce?

Podejście agile’owe określane jest także jako „zwinne”, a agile logistics to nic innego jak „zwinna logistyka”. „Zwinna”, czyli jaka? Taka, w której trzeba działać szybko, sprawnie i w trybie rzeczywistym. Taka, w której każdy wie, jakie ma zadania, jest za nie odpowiedzialny i wie, jak ważna jest jego praca dla całości procesu. W końcu taka, w której integrują się rozwiązania z zakresu magazynowania, kompletacji i spedycji ze zbieraniem i przetwarzaniem danych oraz obsługą klienta.

Agile w logistyce to także coś więcej. To praca na wartościach, szacunek dla pracownika (nie zasobu), zaufanie do niego oraz wiara, że należy się ciągle uczyć, wciąż wyciągając wnioski z doświadczeń i błędów poprzez ich naprawę i optymalizację. W Arvato SCS podejście agile’owe rozumiemy jako nieustanne dostarczanie naszym klientom wartości dodatkowych – w zakresie obsługi klienta, wdrażanych usprawnień czy pracy nad wzmocnieniem ich łańcuchów dostaw.

Jak wdrażać agile w logistyce?

Metodyka agile nie jest prosta. Wymaga wielu przygotowań, współpracy interdyscyplinarnych zespołów, a przede wszystkim zrozumienia wprowadzanych zmian. Jej zastosowanie to wynik wielu prac konsultacyjnych, warsztatów, a także sprawdzian kompetencji menedżerskich dla szefów zespołów. Uważam, że wprowadzenie agile to jednak przede wszystkim zmiana sposobu myślenia i podejścia do realizacji obowiązków. I właśnie dlatego proces ten powinien być wdrażany spokojnie, wieloetapowo, obszar po obszarze, aby rzeczywiście doprowadzić do usprawnień, nie zaś wprowadzić chaos. Wprowadzenie metodyki agile wymaga przede wszystkim dobrego planowania oraz komunikacji.

Zacznij od analizy

Początek prac to czas audytowania i analizy; zastanawiania się, w jaki sposób poprawić skuteczność funkcjonujących już rozwiązań. Należy zacząć od obszarów strategicznych, a następnie rozszerzać analizę na kolejne. Po wyciągnięciu i zaraportowaniu wniosków – powinniśmy skupić się na spriorytetyzowaniu prac, ale przede wszystkim – stworzeniu strategii agile’owej w firmie. W Arvato SCS nazwaliśmy ją „Agile Mindset” oraz określiliśmy jej główne filary, do których należały: współpraca międzyobszarowa, praca nad rozwojem produktów, myślenie produktowe i właścicielskie oraz budowanie silnej organizacji opartej na danych (data-driven company). Założyliśmy, że to podejście doprowadzi nas do nowej jakości obsługi klienta, wzrostu efektywności oraz jeszcze lepszej współpracy w zespołach oraz pomiędzy zespołami.

Pamiętajmy także, że na tym etapie prac warto skupić się na analizie wewnętrznych potrzeb samej organizacji. Może chcemy usprawnić wprowadzanie nowych pracowników w ich zadania? Może zmienić system motywacyjny lub całą kulturę pracy? Agile ma dać nie tylko efekt w przypadku lepszej, zwinnej i sprawniejszej pracy dla naszych klientów, ale także poprawy warunków pracy dla nas samych.

Posiądź wiedzę

Po tak ustalonych celach – które należy spisać i przedstawić osobom zaangażowanym w proces – warto zaplanować cykl warsztatów i szkoleń. Mogą odbywać się one najpierw pod okiem zewnętrznego eksperta z tematyki agile i scrum, a następnie trenerów (coachów) wewnętrznych. Niezwykle istotne jest, aby nie wszystkie prace wydarzały się równocześnie, istnieje bowiem ryzyko, że projekt rozrośnie się do wielkich rozmiarów, zaangażuje zbyt wiele osób, które musząc mieć pieczę nad bieżącymi obowiązkami, albo nie zaangażują się odpowiednio w prace w nowy mindset, albo niestety nie dopełnią swoich codziennych zadań.

Szkolenia warto rozpocząć od szczegółowego wyjaśnienia metodyki, sposobów pracy nad jej wdrożeniem, odpowiedzieć na wszystkie pytania uczestników projektu. Zrozumienie celów, ale przede wszystkim zasad pracy pozwoli bowiem na skuteczne przejście całej transformacji.

Stwórz zespoły i wyłoń liderów

Szkolenia i warsztaty – oprócz wyjaśnienia pojęć i zdobycia wiedzy – pozwolą także na wyłonienie naturalnych liderów projektu, a także na zrozumienie ról każdego uczestnika. Dobra obserwacja zaangażowania sprawi, że menedżerom łatwiej będzie wyłonić product ownerów czyli „właścicieli” produktów, którzy podczas dalszych prac będą odpowiadali za rozwój produktów strategicznych oraz scrum masterów, którzy będą w zespołach odpowiedzialni za skuteczność implementacji zmian i realizację frameworku.

To pod ich auspicjami należy powołać zespoły i przekazać im odpowiedzialność. Co kluczowe – zespoły te muszą mieć ściśle określone nie tylko obszary działania, ale także harmonogram, uwzględniający na przykład realizację zarówno „szybkich” celów (czyli tych, realizowanych w perspektywie krótkoterminowej), jak i tych, których praca będzie trwała rok czy dwa. Oczywiście w metodyce agile nie tworzy się szczegółowych harmonogramów czy deadline’ów dostarczenia części zadań czy prac, jednak ramowy sposób pracy jest tutaj niezbędny. Odpowiedzialne zarządzanie czasem – to reguła, którą powinniśmy jednak przypominać tym, których projekt rozrośnie się w czasie. Pamiętajmy także, że łatwiej wypracować rozwiązanie danego problemu niż wdrożyć je w życie, dlatego rozłożenie zadań w czasie, pomiędzy zespoły oraz kilku liderów jest w metodyce agile kluczowe.

W Arvato SCS powołaliśmy do życia Zespół Zwinnej Zmiany – rodzaj agile teamu, do którego odbyła się wewnętrzna rekrutacja. Współpracuje on ściśle z zespołem konsultującym poszczególne działania.

Członkowie zespołów mają energię, są zaangażowane i zmotywowane do działania.

W zespołach nie ma głównej osoby, która rozdziela zadania – członkowie sami decydują, jakie działania mają największy priorytet w danym czasie lub określonego dnia. Najważniejszy jest mindset zespołu, polegający na zmianie z podejścia zadaniowego na produktowe.

Pamiętajmy, że interdyscyplinarność każdego zespołu powoduje, że zaplanowanie prac tak, by każdy członek zespołu miał zadania zgodne z celem sprintu jest w większości przypadków niemożliwe. Z kolei jego multiproduktowość powoduje częste przełączanie się pomiędzy produktami lub równoległe prace nad nimi, co uniemożliwia osiągnięcia pełnego skupienia zespołu na celu sprintu. Takie sytuacje mogą powodować u niektórych członków zespołu poczucie chaosu i ostatecznie doprowadzić do utraty skupienia na celach.

Buduj odpowiedzialność

Agile prowadzi do wzięcia odpowiedzialności. Nie tylko za swój wycinek pracy, ale także za całe zadanie lub produkt oraz za ostateczny efekt. W Arvato dzięki metodyce agile zmieniamy podejście osób z obsługi klienta (KAM-ów), że praca z klientem to nic innego jak opieka nad produktem, o który dba się każdego dnia. Powstają także stanowiska Product Managerów do produktów strategicznych, czyli tam, gdzie jest potrzebny dedykowany zespół.  Osoby takie skupiają się tylko na produkcie, natomiast osoby w roli product ownera, często mają dodatkowe zadania np. zarządzania działem lub innym procesem.

Z myślą o kliencie

Łańcuch dostarczania wartości dla klienta to ścisła współpraca takich obszarów jak innowacje, R&D i obsługa klienta. A wszystko po to, aby nasi klienci mieli jak najlepszy serwis.

Każdy konsultant i każdy pracownik w metodyce agile powinien wiedzieć, jaka jest jego rola dla danego klienta. Jak ważnym elementem całości pracy i procesu jest, co robi dobrze, ale także, co może zrobić lepiej. Takie podejście sprawia, że nie pracujemy już na „ticketach” czy poszczególnych zadaniach, ale na większych cząstkach całego procesu. Tylko wówczas budujemy wartość dla całości, wspólną odpowiedzialność, współpracujące zespoły i dobrą komunikację.

Wdrożenie metodyki agile w naszej firmie sprawiło nie tylko, że pojawiają się wciąż kolejne oddolne usprawnienia i inicjatywy danych zespołów, ale przede wszystkim, że poszczególne obszary zauważają potrzeby i zaczynają opisywać swoje produkty i prosić centralny zespół agile’owy o wsparcie. Naszym celem jest szerzenie właścicielskiego podejścia po to, aby każda osoba w każdym dziale mogła zastanowić się, jaki produkt rozwija i abyśmy mogli zdefiniować właściwego product ownera dla tego produktu. Następnie, jeśli będzie potrzeba, wsparcia od zespołu „crossowego”, bardziej strategicznego i interdyscyplinarnego, to product owner może szczegółowo opisać swój produkt na specjalnym wzorcu, określić konieczność stworzenia dedykowanego zespołu, cele jego powołania i ostatecznie sprawić, że rozpoczną się „zwinne” prace. Po roku od początku wdrożenia metodyki agile nasz Digital Team wdrożył m.in. nowy system automatycznego wymiarowania produktów w magazynie oraz system nowych, bardziej optymalnych ścieżek kompletacji. Z kolei Arvato Data Team – drugi zespół – wdrożył dashboard dla klientów, w którym mogą z łatwością przeglądać aktualny status realizacji zleceń i w jaki sposób osiągana jest wydajności kompletacyjna.

Agile w logistyce to nie tylko zwinne podejście. To przede wszystkim podejście pozytywne, nastawione nie na problem, ale na szukanie rozwiązania. Dzięki tej metodyce skupiamy się na uczeniu, doskonaleniu i usprawnianiu pracy, a nie na jakichś odległych celach. Znajdujemy czasami mniejsze rozwiązania, ale zostają one szybciej wdrożone. Agile w projektach logistycznych pomaga przede wszystkim w codziennej pracy, zwłaszcza wtedy, gdy wydarzają się picki, nieprzewidziane sytuacje i gdy trzeba reagować elastycznie na bieżąco. Zapewnia indywidualne podejście do każdego z naszych klientów i oczywiście – najwyższą jakość obsługi.

Krystian Brydzki, CIO Arvato Polska